贵州省机关档案管理工作标准

州省机关档案管理工作标准 　（２０００年１１月２６日） 　　　　　　　　　　　　　　　　　前言 　　《贵州省机关档案管理工作标准》含本省行政区域内县级以上机关、人民团体和其他组织档案工作目标管理一、二、三等级的考核办法和考核评分细则。 　　本标准根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式》、《档案著录规则》编制。 　　本标准的附录Ａ、附录Ｂ为标准的附录。 　　本标准由贵州省档案局提出； 　　本标准由贵州省档案局政策法规处起草； 　　本标准主要起草人：蒋国生、潘盛田、谢青； 　　本标准由贵州省档案局归口管理并负责解释； 　　本标准于２０００年１１月１日首次发布。 　　本标准于２０００年１１月１日实施。 　　　　　　　　　　　　 贵州省机关档案工作标准 　　１、范围 　　本标准规定了贵州省机关档案工作的考核内容、考核办法、考核评分细则。 　　本标准适用于贵州省行政区域内县级以上机关，人民团体和其他组织档案工作业务建设和目标管理的考核。 　　２、考核内容 　　２．１　管理与职责 　　２．１．１　建立档案工作管理体制和工作机构，且有机构负责人 　　２．１．２　配备有专（兼）职档案工作人员 　　２．１．３　建立健全档案工作制度并认真落实 　　２．１．４　档案工作纳入机关工作计划和目标管理范围 　　２．１．５　有档案工作经费 　　２．１．６　开展档案法制宣传教育 　　２．２　业务建设 　　２．２．１　档案实行集中统一管理 　　２．２．２　有管理本机关档案的专门规范 　　２．２．３　应归档的文件材料齐全完整 　　２．２．４　档案制成材料符合要求 　　２．２．５　案卷整理规范 　　２．２．６　案卷的分类排列科学合理 　　２．２．７　档号编制规范 　　２．２．８　编制有各类档案检索工具 　　２．２．９　对应进馆档案进行著录 　　２．２．１０　编制重要发文汇集 　　２．２．１１　开展档案鉴定工作 　　２．２．１２　建立档案的收进、移出登记和统计台帐 　　２．２．１３　报送档案事业统计年报 　　２．２．１４　建立全宗卷 　　２．２．１５　有库房温湿度监测记录 　　２．２．１６　对档案库房进行定期检查 　　２．２．１７　开展修复档案或复制档案工作 　　２．２．１８　有进馆档案的移交手续 　　２．３　开发利用档案信息 　　２．３．１　应用计算机进行档案管理 　　２．３．２　档案人员熟悉室藏档案内容，查找档案快捷、准确 　　２．３．３　提供服务方式多样 　　２．３．４　编有各种参考资料和专题资料 　　２．３．５　建立查、借阅档案登记和利用效果反馈登记 　　２．３．６　报送档案利用效果实例 　　２．４　设施、设备 　　２．４．１　有档案专用库房和工作用房 　　２．４．２　档案装具符合标准 　　２．４．３　有保管档案的设备、设施 　　３、考核办法及考核评分细则 　　３．１　考核办法见附录Ａ（标准的附录） 　　３．２　考核评分细则见附录Ｂ（标准的附录） 附录Ａ 　　　　　　　　　　　　　　 （标准的附录） 　　　　　　　　　　　 贵州省机关档案工作考核办法 　　Ａ１　考核原则 　　Ａ１．１　考核等级为一、二、三级，９５分－－１００分为一级；８５分－－９４分为二级；７５分－－８４分为三级。必备项目中缺其中一项不得参加考评。 　　Ａ１．２　省直机关、人民团体和其他组织档案工作业务建设和目标管理一、二、三级由省档案行政管理部门组织考核和审批；州、市、地机关、人民团体和其他组织档案工作业务建设和目标管理一级由省档案行政管理部门组织考核和审批或委托当地档案行政管理部门组织考核，报省档案行政管理部门审批；县（区、市、特区）机关、人民团体和其他组织档案工作业务建设和目标管理一级由州、市、地档案行政管理部门组织考核和审批，其它等级由同级档案行政管理部门组织考核和审批。 　　Ａ２　申报程序 　　Ａ２．１　凡被考核的单位，考核前须由本单位对照附录Ｂ自检，自检合格的，按隶属关系向同级档案行政管理部门或主管部门档案机构提交报告和等级申报表（一式三份）。由档案行政管理部门组织有关人员按本办法１．２条和附录Ｂ的规定组织考核和审批。考核合格后按本办法３．２条的规定颁发等级证书。 　　Ａ２．２　报告内容包括：机关档案工作概况，对照附录Ｂ自测打分情况，存在问题及改进措施。 　　Ａ３　等级证书及效力 　　Ａ３．１　等级证书是衡量获证单位档案工作管理水平的标志，是机关、人民团体和其他组织档案机构和档案工作人员评选先进的一个重要条件。按照《档案法》的有关规定，对获得等级证书的机关、人民团体、其他组织中的档案人员和有关领导由本单位给予奖励。 　　Ａ３．２　等级证书由省档案行政管理部门印制和验印。省直机关、人民团体、其他组织档案工作的等级证书由省档案行政管理部门颁发；州、市、地、县（区、市、特区）机关、人民团体、其他组织档案工作的等级证书由省档案行政管理部门分别委托州、市、地、县（区、市、特区）档案行政管理部门颁发。 　　Ａ４　监督检查 　　获得等级证书的单位每年必须进行一次自查，并将自查结果书面报送同级档案行政管理部门。档案行政管理部门对获证单位进行定期或不定期抽查，其实际工作水平低于或高于原等级时，按审批权限，作出限期改正、降级、吊销证书或晋升等级的决定。 　　Ａ５　组织领导 　　为加强对机关、人民团体和其他组织档案工作目标管理考核工作的领导，各级要建立有党委办公室、政府办公室主管档案工作的领导和档案行政管理部门负责人共同组成的机关档案工作目标管理领导小组，其日常工作由各级档案行政管理部门承担。 附录Ｂ 　　　　　　　　　　　　　　 （标准的附录） 　　　　　　　　　　 贵州省机关档案工作考核评分细则 　　　　　　　　　　　　　　　　　表Ｂ１ ┌───┬─────┬─┬─────────────────┬─┬──┐ │　　　│　　　　　│标│　　　　　　　　　　　　　　　　　│得│　　│ │ 项目 │　 内容　 │准│　　　　　考核评分细则　　　　　　│分│备注│ │　　　│　　　　　│分│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┼──┤ │B1　　│管理与职责│16│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│"*" │ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤为必│ │B1.1　│建立档案工│3 │①建立了统一管理本机关各种门类、各│　│备项│ │　　　│作管理体制│　│种载体档案及其直属机关档案工作的机│　│目　│ │　　　│和工作机构│　│构，且有机构负责人。　　　　　　　│　│"**"│ │　　　│，且有机构│　│②明确了分管和主管档案工作的领导。│　│为一│ │　　　│负责人。　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│级必│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤备项│ │B1.2　│配备有专( │3 │①配备忠于职守，遵守纪律，具备专业│　│目　│ │*　　 │兼)职档案 │　│知识的档案人员；建立机关档案工作管│　│　　│ │　　　│工作人员　│　│理网络(图表式)。　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②档案人员在岗时间应稳定在3年以上 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│，并经过岗位培训，持有岗位资格证书│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│。　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B1.3　│建立健全档│2 │建立本机关立卷归档制度、档案保管、│　│　　│ │*　　 │案工作制度│　│保密、利用及档案人员岗位责任制，内│　│　　│ │　　　│，并认真落│　│容准确、严谨，并认真落实。　　　　│　│　　│ │　　　│实。　　　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B1.4　│档案工作纳│3 │①将档案工作列入本机关年度工作计划│　│　　│ │*　　 │入机关工作│　│、目标管理及岗位职责之中，内容具体│　│　　│ │　　　│计划和目标│　│、明确。　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│管理范围。│　│②对本机关及直属机构的档案工作进行│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│指导(包括文件、资料的形成、积累和 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│归档工作)，有记录和有关说明。　　 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B1.5　│有档案工作│3 │①查近3年用于档案工作的经费明细(表│　│　　│ │　　　│经费　　　│　│)。　　　　　　　　　　　　　　　 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②查实际解决问题状况。　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B1.6　│开展档案法│2 │①对档案法律法规的学习、宣传、贯彻│　│　　│ │*　　 │制宣传教育│　│有记载、见实效。　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②对本机关及直属机构违反《档案法》│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│的案件进行举报，并协助同级档案行政│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│管理部门进行查处。　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2　　│ 业务建设 │56│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.1　│档案实行集│5 │机关在履行职能过程中形成的文书、会│　│　　│ │**　　│中统一管理│　│计、基建、声像、实物等各类档案均按│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│时接收，并由档案机构集中统一管理。│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.2　│有管理本机│4 │根据国家的有关规定，编制有归档范围│　│　　│ │*　　 │关档案的专│　│、保管期限表和分类方案，内容切合实│　│　　│ │　　　│门规范。　│　│际。　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.3　│应归档的文│7 │重点检查下列文件材料的齐全完整情况│　│　　│ │*　　 │件材料齐全│　│：　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│完整　　　│　│①本机关年度工作计划、规划、总结。│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②重要会议文件、记录，党组、党委、│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│机关办公会议记录等。　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│③职能活动形成的文件、调研材料、统│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│计资料等。　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│④重大活动形成的声像资料。　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│⑤会计档案的报表、帐簿、凭证。　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│⑥基建工程或科研项目的审批文件及附│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│件等的文字材料、设计说明、竣工图纸│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│、预决算报告等。　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│⑦其他有关重要材料。　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.4　│档案制成材│2 │①存档稿纸字迹须用碳素、黑、蓝黑墨│　│　　│ │　　　│料符合要求│　│水写成，无圆珠笔、铅笔、彩色笔迹。│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②文件用纸规格符合国家有关规定，书│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│写规范。　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.5　│案卷整理规│8 │抽查各类案卷，根据有关业务规范要求│　│　　│ │*　　 │范　　　　│　│打分：　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│①组卷遵循文件材料的形成规律、保持│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│卷内文件材料的历史联系，便于保管和│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│利用的原则。以“件”为保管单位进行│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│整理的档案，根据有关规定和要求酌情│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│打分。　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②案卷标题概括清楚、简明扼要。　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│③保管期限划分准确。　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│④卷皮封面、卷脊、卷内文件目录及备│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│考表的填写字迹清晰、整洁。　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│⑤案卷装订整齐美观。　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.6　│案卷分类排│3 │①案卷分类符合本单位分类方案的要求│　│　　│ │*　　 │列科学合理│　│，且前后一致。　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②各类档案分门别类排列上架，有指引│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│标记便于存取利用。　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.7　│档号编制规│3 │四个层次的档号编制科学、规范，符合│　│　　│ │*　　 │范　　　　│　│档号编制规则。　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.8　│编制有各类│3 │①有档案全引目录一式三套。　　　　│　│　　│ │*　　 │档案检索工│　│②有各类档案分类目录。　　　　　　│　│　　│ │　　　│具　　　　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.9　│对应进馆档│3 │①符合著录规则要求。　　　　　　　│　│　　│ │*　　 │案进行著录│　│②申报一级者著录完近5年的进馆档案 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│；二级者著录完近3年的进馆档案；申 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│报三级者著录完近2年的进馆档案。　 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.10 │编制重要发│2 │每年编制本机关重要发文汇集1套，查 │　│　　│ │*　　 │文汇集　　│　│近3年汇集。　　　　　　　　　　　 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.11 │开展档案鉴│1 │①成立档案鉴定工作小组的文字材料。│　│　　│ │*　　 │定工作　　│　│②有开展鉴定工作的文字记录或销毁手│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│续。　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.12 │建立档案的│2 │①有档案的收进、移出登记簿。　　　│　│　　│ │*　　 │收进、移出│　│②有年度所藏档案总量统计(内容含： │　│　　│ │　　　│登记和统计│　│总卷数、分类数、不同保管期限档案数│　│　　│ │　　　│台帐　　　│　│及利用人次卷次）。　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.13 │报送档案事│1 │查近3年档案事业统计年报以及同级档 │　│　　│ │*　　 │业统计年报│　│案行政管理部门要求报送的事项。　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.14 │建立全宗卷│4 │全宗卷内容包括立卷说明、分类方案、│　│　　│ │*　　 │　　　　　│　│鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│记录、全宗介绍。　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.15 │在库房温湿│1 │①查看库内温湿度监测情况，监控基本│　│　　│ │*　　 │度监测记录│　│达到国家规定的相关范围。　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②长年坚持温湿度监测记录者加1分。 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.16 │对档案库房│3 │①建立库房安全定期检查制度，并有相│　│　　│ │*　　 │进行定期检│　│关文字记录。　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│查　　　　│　│②档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│蛀、鼠咬现象。　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│③根据情况，对危及档案安全的因素采│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│取了整改措施。　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│④近3年内未发生档案的失泄密事故， │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│造成严重后果的不能参加评审。　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.17 │开展修复档│2 │对破损、褪变的重要档案开展了修裱和│　│　　│ │　　　│案或复制档│　│复制工作。　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│案工作　　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B2.18 │有进馆档案│2 │①按规定向同级国家档案馆移交档案，│　│　　│ │　　　│的移交手续│　│手续清楚，移交及时。　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②同时移交档案的相关检索工具和全宗│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│资料。　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3　　│开发利用档│20│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│案信息　　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.1　│应用计算机│4 │①档案管理纳入办公自动化系统，运用│　│　　│ │**　　│进行档案管│　│专业软件进行档案信息的存贮与检索。│　│　　│ │　　　│理　　　　│　│②有档案管理专用计算机。　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.2　│档案人员熟│2 │现场操作，要求档案人员在5-10分钟内│　│　　│ │*　　 │悉室藏档案│　│准确调出考评组指定的文件或案卷。　│　│　　│ │　　　│内容，查找│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│档案快捷、│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│准确　　　│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.3　│提供服务方│2 │①采用多种方式提供档案利用并有实施│　│　　│ │*　　 │式多样　　│　│服务的记录得满分。　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②服务方式成效明显者加2分。　　　 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.4　│编有各种参│9 │编有本机关大事记、组织沿革、基础数│　│　　│ │*　　 │考资料和专│　│字汇集、会议简介及专题汇编等。申报│　│　　│ │　　　│题资料。　│　│一级者完成近5年、二级完成近3年、三│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│级完成近2年本机关大事记、组织沿革 │　│　　│ │　　　│　　　　　│　│、基础数字汇集、会议简介、专题资料│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│的汇编工作。　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.5　│建立查、借│1 │①有档案借阅及利用效果登记簿。　　│　│　　│ │　　　│阅档案登记│　│②记录时间清楚，内容完整。　　　　│　│　　│ │　　　│和利用效果│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│反馈登记。│　│　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B3.6　│报送档案利│2 │①有能反映本机关档案带来的直接或间│　│　　│ │*　　 │用效果实例│　│接经济效益和社会效益的利用效果实例│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│汇编。　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②每年向当地档案行政管理部门报送利│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│用效果典型事例1-2例。　　　　　　 │　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B4　　│设施、设备│8 │　　　　　　　　　　　　　　　　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B4.1　│有档案专用│4 │①有能容纳本机关(省地级机关20年内 │　│　　│ │　　　│库房和工作│　│，县级机关10年内)档案的专用库房， │　│　　│ │　　　│用房　　　│　│且有安全、防范装置。　　　　　　　│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│②要求库房、办公室、阅览室分设。**│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│申报二、三级者须有专用档案库房。　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B4.2　│档案装具符│2 │① 有数量足够、质量较好档案柜架。 │　│　　│ │　　　│合标准　　│　│②卷皮(盒)的规格、质量为国家标准，│　│　　│ │　　　│　　　　　│　│且有“×××档案局监制”字样。　　│　│　　│ ├───┼─────┼─┼─────────────────┼─┤　　│ │B4.3　│有保管、保│2 │按照档案保护要求，配有防盗装置及厚│　│　　│ │*　　 │护档案的设│　│窗帘、吸尘气、灭火器、杀虫剂、去湿│　│　　│ │　　　│备、设施。│　│机、温湿度计、防鼠药等。　　　　　│　│　　│ └───┴─────┴─┴─────────────────┴─┴──┘